Poniższy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz procedurę ich usuwania w ramach systemu obsługi wiadomości i czatów dostarczanego przez markę .BespokeChat (działającą w ramach firmy: BespokeChat sp. z o.o. Babiego Lata 13b/2c 53-020 Wrocław).

I. ROLA PODMIOTÓW W PRZETWARZANIU DANYCH

1. Administrator Danych Osobowych (ADO): Administratorem danych osobowych użytkownika końcowego jest właściciel konkretnego profilu (Fanpage Facebook, Profil Instagram, Strona WWW), do którego użytkownik kieruje zapytanie lub prowadzi korespondencję.
2. Podmiot Przetwarzający (Procesor): .BespokeChat działa jako podmiot przetwarzający (dostawca technologii oraz usługi obsługi czatu) na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartych z poszczególnymi Administratorami.

II. ZAKRES I CEL PRZETWARZANIA DANYCH

System .BespokeChat w imieniu i na rzecz Administratorów przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia bieżącej obsługi klienta, odpowiadania na pytania oraz obsługi zgłoszeń przesyłanych przez kanały komunikacji (Facebook Messenger, Instagram Direct, Widget WWW).

Zakres przetwarzanych danych obejmuje:

• Imię i nazwisko lub nazwę profilu użytkownika w serwisie Facebook / Instagram,
• Unikalny identyfikator użytkownika przypisany do strony (Page-Scoped User ID – PSID),
• Treść przesyłanych wiadomości oraz załączniki (pliki, zdjęcia),
• Datę i godzinę wysłania wiadomości.

III. PODSTAWA PRAWNA I ODBIORCY DANYCH

1. Podstawa prawna: Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i relacji z klientem) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą).
2. Dostęp do danych: Dane przetwarzane są w bezpiecznej infrastrukturze systemowej .BespokeChat. Dostęp do nich mają wyłącznie upoważnieni operatorzy i administratorzy. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

IV. PRAWA UŻYTKOWNIKA

Każdy użytkownik ma prawo do:

• Dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania,
• Żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym),
• Ograniczenia przetwarzania danych,
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Wniosek o realizację praw można złożyć bezpośrednio do Administratora (właściciela danego profilu/strony) lub za pośrednictwem .BespokeChat na adres: bok@bespokechat.com.

V. INSTRUKCJA USUWANIA DANYCH

Jeśli rozmawiałeś z nami lub jednym z naszych klientów za pośrednictwem Facebook Messengera lub Instagrama i chcesz, aby Twoje dane oraz historia konwersacji zostały trwale usunięte z naszego systemu czatu, możesz złożyć takie żądanie na dwa proste sposoby:

Sposób 1: Zgłoszenie e-mailowe (Rekomendowane)
Wyślij wiadomość e-mail na adres: bok@bespokechat.com

• Tytuł wiadomości: Żądanie usunięcia danych – Facebook/Instagram
• Treść wiadomości: Podaj nazwę swojego profilu na Facebooku/Instagramie oraz nazwę Strony/Fanpage’a, na którym prowadzona była rozmowa.

Sposób 2: Wiadomość bezpośrednia
Wyślij wiadomość o treści „Żądam usunięcia moich danych osobowych” bezpośrednio na czacie profilu/Fanpage’a, z którym się kontaktowałeś.

Co dzieje się po zgłoszeniu?
Po odebraniu zgłoszenia .BespokeChat niezwłocznie identyfikuje wpis w bazie danych i trwale usuwa historię konwersacji, profil użytkownika oraz powiązane pliki w terminie maksymalnie 14 dni. Potwierdzenie usunięcia danych zostanie przesłane na adres e-mail zgłaszającego lub bezpośrednio w odpowiedzi na czacie.

VI. KONTAKT

W przypadku pytań dotyczących ochrony prywatności i przetwarzania danych w systemie .BespokeChat, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: bok@bespokechat.com.