Najczęściej zadawane pytania
FAQ .BespokeChat
PODSTAWOWE INFORMACJE O USŁUDZE
Czym się zajmujemy?
.BespokeChat to outsourcingowa usługa czatu na stronach internetowych, stworzona, by zwiększać konwersję, poprawiać zadowolenie Twoich Klientów i budować z nimi trwałe relacje.
Nasz zespół w imieniu Twojej firmy proaktywnie nawiąże kontakt z odwiedzającymi stronę internetową przez czat. Wykorzystujemy do tego narzędzie LiveChat od firmy Text.
Dlaczego dobrze obsługiwany czat na stronie jest tak istotny?
Dzisiejsi konsumenci są niecierpliwi. 82% z nich oczekuje odpowiedzi na swoje pytanie w mniej niż 10 minut, co w przypadku mailowej obsługi zapytań jest praktycznie niewykonalne. Sprawia to, że zarówno czat na własnej stronie www, jak i obsługa klienta w komunikatorach typu Messenger to dziś konieczność. Ważne, by robić to sprawnie – statystyki pokazują, że ponad połowa rozmówców opuszcza rozmowę, gdy nie otrzyma żadnej reakcji w ciągu pierwszej minuty. 42% rozmów odbywa się poza standardowymi godzinami pracy, a 22% – w weekendy.
Czy .BespokeChat to narzędzie (aplikacja) czy usługa?
.BespokeChat to przede wszystkim usługa outsourcingowa – prowadzimy rozmowy z klientami w imieniu Twojej firmy. Nasz zespół Doradców Klienta obsługuje czaty, odpowiada na pytania i wspiera sprzedaż, zgodnie z ustalonymi standardami. To nie tylko narzędzie, ale zespół ludzi, którzy czatują za Ciebie.
Otrzymasz również od nas dostęp do panelu .BespokeChat, czyli aplikacji monitorującej która pozwoli Ci na bieżąco monitorować wyniki, przeglądać leady i treść czatów. To my prowadzimy jednak rozmowy z klientami, dzięki czemu nie musisz przejmować się obsługą!
Czym .BespokeChat różni się od LiveChat?
LiveChat to narzędzie z którego korzysta nasz zespół – platforma do prowadzenia rozmów przez czat z klientami na Twojej stronie internetowej.
.BespokeChat to firma świadcząca dla Ciebie usługę. Zapewniamy zespół wyszkolonych konsultantów, którzy prowadzą te rozmowy w imieniu Twojej firmy.
Jesteśmy oficjalnym partnerem LiveChat w Polsce, ale nasza rola wykracza poza samą technologię. Nie musisz zatrudniać własnych pracowników do obsługi czatu – przejmujemy ten proces kompleksowo, zgodnie z ustalonymi standardami i Twoimi celami biznesowymi.
W skrócie: LiveChat to narzędzie, z którego korzystamy. BespokeChat to ludzie, proces i odpowiedzialność za wynik.
Jak wygląda proces wdrożenia czatu na stronie?
Wdrożenie czatu przebiega w kilku prostych krokach:
- Ustalamy szczegóły współpracy
Przygotowujemy bazę wiedzy na podstawie Twoich odpowiedzi na nasze pytania. Poznajemy Twoje usługi, ustalamy jak odpowiadać na potencjalne pytania klientów, gdzie kierować zgłoszenia o nowych leadach oraz wszelkie inne niezbędne informacje, aby jak najlepiej obsłużyć osoby odwiedzające Twoją stronę internetową. - Przesyłamy instrukcję wdrożeniową.
Zawiera ona gotowy skrypt czatu LiveChat oraz dokładne wskazówki, jak go umieścić na stronie.
– Jeśli strona jest oparta na WordPressie, wystarczy zainstalować dedykowaną wtyczkę.
– W przypadku innych systemów – skrypt można wkleić w sekcji strony lub przez Google Tag Manager. - Po instalacji testujemy działanie czatu. Sprawdzamy, czy okno czatu wyświetla się prawidłowo na stronie. Rozmowy automatycznie trafiają do naszego zespołu i są rejestrowane w Panelu BespokeChat – nie wymagają dodatkowej konfiguracji.
- Uruchamiamy obsługę. Od tego momentu nasz zespół Doradców Klienta prowadzi rozmowy w Twoim imieniu, zgodnie z ustalonymi przez Ciebie zasadami.
- Zapewnimy Ci stały dostęp do Panelu .BespokeChat (czyli aplikacji monitorującej) – możesz na bieżąco śledzić w nim rozmowy, przeglądać leady oraz treść czatów i analizować efekty, a także zgłaszać swoje ewentualne uwagi i spostrzeżenia.
Cały proces wdrożenia zwykle zajmuje od 3 do 4 tygodni, w zależności od rodzaju strony. Na każdym etapie wdrożenia jesteśmy do Twojej dyspozycji – jeśli pojawią się pytania techniczne lub potrzeba konsultacji, zapewnimy Ci pełne wsparcie.
Jakie kanały komunikacji obsługujecie?
Obsługujemy wiele kanałów, w tym:
– okno czatu LiveChat na Twojej stronie internetowej
– Messenger (Facebook)
– WhatsApp
– Apple Business Chat
– SMS
Dzięki temu możesz prowadzić spójną, wielokanałową komunikację ze swoimi klientami – niezależnie od tego, w jaki sposób się z Tobą kontaktują. Wszystkie rozmowy są obsługiwane przez nasz zespół Doradców i raportowane w jednym panelu.
Czy obsługujecie również maile i inne kanały komunikacji?
Nie. Skupiamy się wyłącznie na obsłudze czatu w czasie rzeczywistym – nasi Doradcy prowadzą rozmowy na żywo, odpowiadając od razu i bez opóźnień. Dzięki temu możemy zapewnić szybkie reakcje, spójność komunikacji i wysoką jakość rozmów.
Dla firm, które nie zdecydują się na obsługę czatu przez naszych konsultantów, oferujemy alternatywę. Formularz, który również wyświetla się w oknie czatu i zawiera proaktywne zaproszenie do jego wypełnienia. Po jego kliknięciu użytkownik może podać imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz treść zapytania. Wiadomość trafia do Twojego Panelu .BespokeChat, aby umożliwić Ci dalszy kontakt z Klientem.
ZAKRES I CHARAKTERYSTYKA USŁUGI
Czy możliwe jest obsługiwanie czatu w kilku językach jednocześnie?
Tak, prowadzimy rozmowy również w języku angielskim. Nasz zespół posługuje się nim swobodnie, dzięki czemu możemy obsłużyć dla Ciebie klientów, którzy nie mówią po polsku.
Obsługa w dwóch językach może odbywać się równolegle – bez konieczności przełączania zespołu czy jakiejkolwiek konfiguracji z Twojej strony.
W jakich branżach działa .BespokeChat?
Specjalizujemy się w obsłudze czatu dla dealerów samochodowych oraz deweloperów mieszkaniowych.
Czy możecie obsługiwać klientów zagranicznych w różnych strefach czasowych?
Nasz standardowy czas obsługi to 8:00–23:00 CET, 7 dni w tygodniu – obejmuje on większość stref czasowych w Europie.
Na jaki okres podpisywana jest umowa o współpracę?
Umowę zawieramy na czas nieokreślony, z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Dzięki takiej formie nie wiążemy Cię żadnymi długimi zobowiązaniami. To podejście pozwala nam skupić się na dostarczeniu realnej wartości dla Twojej firmy, a nie utrzymywaniu współpracy za wszelką cenę.
Czy dostępny jest miesiąc próbny lub okres testowy?
Możliwość uruchomienia okresu testowego zależy od przewidywanej skali współpracy oraz charakteru projektu.
Zachęcamy do kontaktu! Chętnie ocenimy, czy taka forma wdrożenia będzie możliwa i korzystna w Twoim przypadku.
Jak dbacie o jakość rozmów?
Nad pracą każdego z zespołów czuwa trener, którego zadaniem jest m.in. sprawdzenie przeprowadzonych rozmów. Uwagi do każdej konwersacji są widoczne dla wszystkich konsultantów, dzięki czemu cały zespół stale poszerza swoją wiedzę. Dodatkowo trener prowadzi superwizję wybranych rozmów poprzez analizowanie ich na żywo i udzielanie wskazówek konsultantom.
Co to jest phone transfer?
Phone transfer to świetny sposób na pozyskanie gorących leadów sprzedażowych. Polega na połączeniu przedstawiciela Twojej firmy z klientem, który wyraził chęć rozmowy telefonicznej. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Co to są raporty?
Raporty to leady sprzedażowe, czyli powiadomienia o pozyskaniu danych kontaktowych klienta. Wysyłane są po zakończeniu rozmowy, na e-mail bądź numer telefonu. Podgląd wszystkich raportów wraz z danymi klientów sprawdzisz po zalogowaniu do panelu online.
Jakie możliwości daje panel .BespokeChat?
Panel online daje możliwość wglądu we wszystkie z przeprowadzonych rozmów oraz nanoszenie komentarzy. Rozbudowane statystyki pozwalają na śledzenie liczby czatów, ich rozkładu godzinowego, filtrowania typów zgłoszeń czy też ocen pozostawionych przez klientów. Funkcjonalność ta umożliwia przede wszystkim kontrolę realizacji celu, jaki został wyznaczony przy rozpoczęciu współpracy.
Czy mam dostęp do zapisu czatów?
Tak. Z poziomu panelu .BespokeChat w każdej chwili możesz nie tylko sprawdzić zapis czatów, ale także dodać własne komentarze do zakończonych rozmów.
WDROŻENIE I ROZPOCZĘCIE WSPÓŁPRACY
Jak długo trwa uruchomienie czatu od momentu podpisania umowy?
Pełne wdrożenie obejmujące kwestie techniczne, organizacyjne i szkoleniowe zajmuje zazwyczaj od 3 do 4 tygodni. Czas realizacji zależy od skali współpracy oraz bieżącego harmonogramu wdrożeń. Na każdym etapie zapewniamy wsparcie, tak aby uruchomienie przebiegło sprawnie i zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
Co obejmuje proces wdrożenia i co muszę zrobić w tym czasie?
Większość działań związanych z przygotowaniem konsultantów do obsługi czatu realizujemy samodzielnie. Z Twojej strony prosimy jedynie o trzy rzeczy:
- Dodanie okna czatu na stronę internetową – zgodnie z dostarczoną przez nas intuicyjną instrukcją.
- Przygotowanie krótkich odpowiedzi dotyczących oferty – na bazie udostępnionej Ci przez nas listy pytań.
- Wskazanie osób lub działów, które mają otrzymywać powiadomienia e-mail i/lub SMS o nowych leadach.
My zajmujemy się konfiguracją narzędzia LiveChat, ustawieniem zaproszeń do rozmowy oraz wdrożeniem Doradców Klienta – w tym weryfikacją pozyskanej przez nich wiedzy. Dzięki temu nie musisz przejmować się organizacją procesu ani szkoleniem zespołu – wszystko prowadzimy kompleksowo i z pełnym wsparciem.
Jak wygląda proces szkolenia Doradców Klienta ?
Doradcy posiadają zarówno ogólną wiedzę branżową, jak i wiedzę specyficzną – wynikającą z oferty dostępnej na Twojej stronie internetowej oraz z przyjętych przez Ciebie założeń komunikacji z klientem.
Szkolenie w obu tych obszarach realizujemy wewnętrznie, bez potrzeby angażowania zespołu po Twojej stronie. Nie ma konieczności organizowania spotkań online ani szkoleń stacjonarnych. Wszystkie niezbędne informacje uzyskujemy podczas kontaktu z naszym Opiekunem, który poprowadzi Cię przez cały proces.
Dbamy o ciągłość i spójność. Zapewniamy jeden punkt kontaktu i organizujemy pracę zespołu tak, aby ewentualne zmiany kadrowe po naszej stronie nie wymagały ponownego wdrażania.
Czy obsługa czatu jest wliczona w cenę usługi?
Tak, cena obejmuje wszystko – dostęp do Panelu .BespokeChat, konfigurację narzędzia oraz licencję na narzędzie LiveChat. W ramach naszej usługi zapewniamy pełną i kompleksową obsługę, bez żadnych dodatkowych kosztów.
Czy można zawiesić usługę na czas, np. podczas aktualizacji strony?
Usługa nie przewiduje formalnej opcji zawieszenia. Jeśli planujesz przerwę w działaniu strony, warto wcześniej zgłosić to Opiekunowi – pomoże dostosować działania zespołu i uniknąć niepotrzebnych kosztów czy nieporozumień.
ZESPÓŁ I DZIAŁANIE DORADCÓW KLIENTA
Ile osób będzie obsługiwało czat mojej firmy?
Zespół do obsługi Twojego czatu liczy zazwyczaj od 6 do 10 Doradców Klienta. W godzinach działania usługi zawsze zapewniamy co najmniej dwóch konsultantów, gotowych do rozmowy z odwiedzającymi Twoją stronę. W zależności od zapotrzebowania my jako .BespokeChat przydzielimy odpowiednią ilość Doradców Klienta obsługujących Twoją stronę. Dzięki temu nie musisz przejmować się, czy pracownik będzie przy stanowisku, gdy klient akurat o coś zapyta.
Z naszej strony otrzymujesz pełną gwarancję obsługi czata zawsze gdy jest aktywny i bierzemy na siebie zapewnienie odpowiedniej skali zespołu, niezależnie od sytuacji (dni wolne, choroby, urlopy, zmiany kadrowe itd.).
Czy mogę dostarczyć własne odpowiedzi lub skrypty, które będą wykorzystywane przez konsultantów?
Nie stosujemy gotowych skryptów rozmów. Pracujemy według własnych, autorskich metod obsługi, które wypracowaliśmy na przestrzeni lat. Zapewniają one najwyższą konwersję i satysfakcję użytkowników.
W ramach wdrożenia prosimy o przygotowanie zestawu informacji zgodnie z zaproponowaną strukturą. Dzięki temu nasi Doradcy Klienta mają dostęp do wiedzy niezbędnej do odpowiadania na najczęściej pojawiające się pytania.
Czy muszę mieć własnego konsultanta czatu, czy obsługę zapewniacie „od A do Z”?
Zapewniamy pełną obsługę i zespół. Od planowania i konfiguracji po prowadzenie rozmów z użytkownikami. Nie przewidujemy możliwości pracy zewnętrznych konsultantów na naszym narzędziu. Cały proces realizowany jest przez naszych Doradców Klienta, według sprawdzonych metod komunikacji.
Czy pracownicy mojej firmy będą musieli się angażować w obsługę czata?
Nie, czat obsługiwany jest w pełni przez Doradców Klienta .BespokeChat. Możesz natomiast w każdej chwili monitorować zapisy rozmów i przekazywać sugestie, które na bieżąco wdrażamy, by jeszcze lepiej dopasować komunikację do Twoich oczekiwań.
Czy istnieje możliwość ustawienia własnego wyglądu okna czatu?
Tak. Wygląd okna czatu w pełni dostosowujemy do charakteru Twojej Marki.
Standardowo przygotowujemy jeden wariant wizualny, który możesz wykorzystywać na wielu domenach. Dzięki temu wygląd i komunikacja pozostają spójne, niezależnie od miejsca, w którym użytkownik rozpoczyna rozmowę.
PANEL .BESPOKECHAT I RAPORTOWANIE
Kim jest mój Opiekun?
Po podpisaniu umowy wyznaczamy dla Ciebie dedykowanego Opiekuna – osobę, która zna Twoją ofertę, rozumie cele komunikacji i czuwa nad każdym etapem współpracy. To właśnie Opiekun zbiera wiedzę, przekazuje ją zespołowi Doradców Klienta, monitoruje jakość rozmów i reaguje na Twoje sugestie. Dzięki takiemu rozwiązaniu masz jedno, stałe źródło kontaktu.
Jeśli pojawią się zmiany w Twojej ofercie lub celach na czacie, Opiekun zadba o ich sprawne przekazanie do zespołu, tak by wszystkie rozmowy były spójne i aktualne. Z kolei jeśli po naszej stronie dojdzie do zmian kadrowych, Opiekun przejmuje odpowiedzialność za wdrożenie nowych Doradców Klienta – Ty nie musisz niczego tłumaczyć od nowa.
Jak mierzycie skuteczność czatu?
Skuteczność czatu oceniamy na podstawie kilku kluczowych wskaźników:
– liczby rozpoczętych rozmów,
– liczby pozyskanych leadów,
– współczynnika konwersji z rozmowy czat na pozyskanie leada,
– średniego czasu rozmowy,
– ocen i opinii klientów po zakończeniu kontaktu.
Dzięki temu możesz nie tylko śledzić efekty, ale też zobaczyć, jak czat realnie wspiera Twój biznes – od pierwszej wiadomości po finalną decyzję klienta.
Czy dostarczacie raporty i statystyki?
Tak, wszystkie dane są dostępne w Panelu .BespokeChat, czyli naszej platformie do monitorowania pracy Doradców Klienta. Znajdziesz tam m.in. liczbę rozmów, leadów, konwersji, czas odpowiedzi, opinie klientów i zapisy ze streszczeniami każdej rozmowy. Dzięki temu możesz na bieżąco śledzić nasze efekty i podejmować decyzje na podstawie konkretnych danych.
Jak często otrzymuję raporty (np. tygodniowe, miesięczne)?
Dane są dostępne przez całą dobę – 24/7 w Twoim Panelu .BespokeChat. Dzięki temu możesz w każdej chwili sprawdzić liczbę rozmów, leadów, efektywność czy opinie klientów – bez czekania na cykliczne zestawienia. To Ty decydujesz, kiedy i jak często analizujesz wyniki.
Czy mogę otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym o nowych leadach?
Tak, możesz włączyć powiadomienia e-mailowe i SMS-owe, które informują o nowych leadach natychmiast po zakończeniu rozmowy. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, co dzieje się na czacie – bez potrzeby ciągłego logowania się do panelu.
Czy Panel .BespokeChat daje możliwość filtrowania danych i leadów według różnych kryteriów?
Tak, w Panelu .BespokeChat możesz filtrować dane według wybranych parametrów, np. daty, zrealizowanego celu oraz typu raportu. Wszystkie informacje prezentowane są w przejrzystych tabelach, które możesz łatwo wyeksportować do plików Excel, zyskując tym samym pełną swobodę dalszej analizy i raportowania.
Jakie jest bezpieczeństwo danych i komunikacji?
Bezpieczeństwo danych traktujemy priorytetowo. Wszystkie rozmowy są szyfrowane, a dostęp do nich mają wyłącznie uprawnione osoby. Działamy zgodnie z RODO/GDPR i stosujemy procedury, które chronią dane osobowe na każdym etapie. Od pierwszego kliknięcia w okno czatu, po archiwizację rozmów. Dzięki temu możesz mieć pewność, że komunikacja z Twoimi klientami odbywa się w bezpiecznym, kontrolowanym środowisku.
CENNIK I PAKIETY
Jaki jest koszt usługi i od czego zależy cena?
Cena zależy przede wszystkim od wybranego pakietu, czyli liczby rozmów, które mają być obsłużone w danym miesiącu. Wpływ na koszt mają również usługi dodatkowe, takie jak powiadomienia SMS, Usługa Phone Transfer, czy niestandardowe integracje.
Pełen zakres opcji znajdziesz w naszym cenniku, który pozwoli Ci dobrać model i zakres współpracy do swoich potrzeb.
Jaki jest koszt usługi i od czego zależy cena?
Jeśli liczba rozmów przekroczy ustalony limit, oferujemy trzy rozwiązania:
– możemy naliczyć opłatę za każdy dodatkowy czat według ustalonej stawki,
– zatrzymać obsługę czatu do końca miesiąca.
– lub jeśli wolisz wspólnie ustalić podwyższenie pakietu,
Dzięki temu masz pełną kontrolę nad kosztami i możesz elastycznie dopasować model współpracy do aktualnego zapotrzebowania. Każdorazowo te warianty omawiane są w trakcie podpisywania umowy.
Jak wygląda rozliczenie - czy to abonament, czy opłata za leady lub za czaty?
Płacisz stałą miesięczną kwotę w ramach abonamentu, który obejmuje określoną liczbę rozmów na czacie. Nie rozliczamy Cię za pojedyncze leady ani za każdą rozmowę z osobna. Zyskujesz u nas z góry ustaloną pulę czatów. Po jej przekroczeniu, możesz rozszerzyć pakiet lub dopłacić za dodatkowe rozmowy według ustalonej stawki.
Czy można zmienić pakiet w trakcie umowy?
Tak, istnieje możliwość zmiany pakietu w trakcie trwania współpracy. Każdą taką sytuację omawiamy indywidualnie, tak aby jak najlepiej dopasować rozwiązanie do Twoich aktualnych potrzeb i skali działania. W razie potrzeby chętnie porozmawiamy o dostępnych opcjach i wspólnie wybierzemy najlepszą.
Jakie są warunki rezygnacji?
Umowę możesz zakończyć w dowolnym momencie – obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia. Wierzymy, że współpraca powinna trwać tak długo, jak przynosi wartość Twojej firmie, dlatego dajemy Ci przestrzeń na decyzję, bez presji i bez długoterminowych zobowiązań.
Czy mogę testować różne wersje czatu (np. testy A/B)?
Tak, nasz zespół regularnie prowadzi testy A/B, sprawdzając skuteczność różnych zaproszeń do rozmowy, stylów komunikacji i konfiguracji okna czatu. Dzięki temu Twój czat dynamicznie rozwija się na podstawie realnych danych i zachowań użytkowników. Nie przewidujemy jednak możliwości samodzielnego narzucania konkretnych testów. Nasz dedykowany zespół decyduje, które warianty warto sprawdzić w danym kontekście.
Czy mogę zarządzać dostępem do czatów i leadów dla różnych użytkowników?
Tak, Panel .BespokeChat pozwala tworzyć konta z różnymi poziomami dostępu. Możesz samodzielnie określić, kto ma standardowy dostęp, kto pełni rolę administratora z możliwością zarządzania kontami w organizacji, a kto otrzymuje i odpowiada na pytania wiedzowe. To Ty ustalasz role, my zapewniamy bezpieczną i przejrzystą aplikację, aby ułatwić naszą współpracę.
LEADY I INTEGRACJE
Czym jest lead i jakie dane może zawierać?
Tak, Panel .BespokeChat pozwala tworzyć konta z różnymi poziomami dostępu. Możesz samodzielnie określić, kto ma standardowy dostęp, kto pełni rolę administratora z możliwością zarządzania kontami w organizacji, a kto otrzymuje i odpowiada na pytania wiedzowe. To Ty ustalasz role, my zapewniamy bezpieczną i przejrzystą aplikację, aby ułatwić naszą współpracę.
W jakim czasie otrzymam każdy nowy lead?
Leady przekazywane są na bieżąco, zaraz po zakończeniu rozmowy, gdy Doradca Klienta wpisze i zweryfikuje dane. Zwykle trwa to od kilku do kilkunastu minut. Gdy tylko lead zostanie zatwierdzony, otrzymujesz powiadomienie e-mailowe lub SMS-owe, bez opóźnień, bez potrzeby ciągłego logowania się i sprawdzania panelu .BespokeChat.
W jaki sposób przekazywane są uzyskane leady sprzedażowe?
Leady trafiają bezpośrednio do Panelu .BespokeChat, czyli Twojego panelu klienta online, w którym możesz przegląć rozmowy i zarządzać zgłoszeniami. Gdy tylko pojawi się nowy lead, otrzymujesz powiadomienie e-mailowe lub SMS-owe na wskazane dane. Jeśli korzystasz z systemu CRM, możemy też zintegrować przekazywanie leadów bezpośrednio do niego.
Czy możliwa jest integracja leadów bezpośrednio z naszym systemem CRM?
Tak, oferujemy możliwość przekazywania leadów bezpośrednio do wybranych systemów CRM, takich jak Car Sales Flow, Dealer CRM, YouLead, Deweloper System oraz innych, wykorzystywanych w różnych branżach. Zakres i sposób integracji ustalamy indywidualnie, dopasowując rozwiązanie do specyfiki Twojego systemu i procesów sprzedażowych. Dzięki temu leady mogą automatycznie trafiać dokładnie tam, gdzie ich potrzebujesz.
Czy informacje o konwersjach na lead mogą być przekazywane do Google Analytics lub Facebook Ads – np. w celu uczenia algorytmów reklamowych?
Tak, istnieje możliwość technicznej integracji danych konwersji z systemami analitycznymi, takimi jak Google Analytics czy Facebook Ads. Warunki integracji ustalamy indywidualnie, tak by dopasować rozwiązanie do Twojej infrastruktury i celów marketingowych.
Jak mogę monitorować liczbę przeprowadzonych rozmów w ramach abonamentu?
W Panelu .BespokeChat otrzymujesz stały dostęp do informacji o liczbie rozmów zrealizowanych w danym miesiącu, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Dzięki temu możesz łatwo sprawdzić, ile czatów zostało już obsłużonych, ile pozostało w pakiecie i jak kształtuje się ruch na Twojej stronie. To przejrzyste narzędzie, daje Ci pełną kontrolę nad wykorzystaniem abonamentu, bez żadnych domysłów i niespodzianek.
W jaki sposób otrzymuję powiadomienia o nowych czatach?
Nie wysyłamy powiadomień o każdej rozmowie. Otrzymujesz je tylko wtedy, gdy czat zakończy się leadem sprzedażowym. W takiej sytuacji dostaniesz od nas powiadomienie e-mailem lub SMS-em, zawierające kluczowe informacje o zgłoszeniu. Pełna transkrypcja wszystkich zakończonych rozmów jest dostępna 24/7 w Panelu .BespokeChat – możesz do niej wrócić w dowolnym momencie.
Czym jest aplikacja Panel .BespokeChat?
To dedykowana platforma online, która daje Ci dostęp do pełnego obrazu tego, co dzieje się na czacie. Znajdziesz w niej zapis rozmów, pozyskane leady, statystyki, raporty, a także możliwość kontaktu z opiekunem i zarządzania dostępem użytkowników. To narzędzie stworzone po to, by umożliwić Ci sprawne i efektywne śledzenie naszych działań, podejmować decyzje na podstawie danych i mieć wszystko pod ręką – przejrzyście, bezpiecznie i w każdej chwili.
Jak mogę skontaktować się z moim Opiekunem?
Podczas wdrożenia i późniejszej współpracy pozostajesz w kontakcie z Twoim dedykowanym Opiekunem. To osoba, która zna specyfikę Twojej usługi, czuwa nad jej przebiegiem i pozostaje do dyspozycji przez cały okres współpracy.
Możesz skontaktować się z nim bezpośrednio przez Panel .BespokeChat, mailowo lub telefonicznie od poniedziałku do piątku. Kontakt mailowy oraz możliwość wysłania wiadomości do swojego Opiekuna znajdziesz w sekcji „Zespół koordynowany przez” na stronie głównej panelu.
Czy koszt usługi zależy od liczby Doradców Klienta obsługujących czat?
Nie, cena usługi nie zależy od liczby Doradców Klienta, którzy obsługują dla Ciebie rozmowy. Rozliczenie opiera się wyłącznie na liczbie rozmów przeprowadzonych w ramach wybranego pakietu abonamentowego. To my dbamy o to, by zespół był zawsze odpowiednio liczny i gotowy do przejęcia wszystkich przychodzących czatów – niezależnie od ich ilości.
Czy możliwe jest ustalenie indywidualnych godzin lub dni obsługi czatu?
Nasza standardowa obsługa czatu działa w godzinach 8:00–23:00, 7 dni w tygodniu – to sprawdzony model, który zapewnia najwyższą skuteczność i maksymalne wykorzystanie potencjału tego narzędzia w kontakcie z klientem. Jeśli pojawi się potrzeba innego rozwiązania, możemy omówić ją indywidualnie. Rekomendujemy jednak pełny zakres godzin, który przynosi najlepsze efekty.
Czy można dokonać zmiany pakietu na niższy w trakcie trwania umowy?
Tak, pakiet abonamentowy można dostosować do aktualnych potrzeb, zarówno zwiększając, jak i zmniejszając jego zakres. Każdą zmianę możesz omówić bezpośrednio z Twoim dedykowanym Opiekunem, który doradzi najlepsze rozwiązanie i zadba o płynność przejścia. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad zakresem współpracy, bez sztywnych limitów, z możliwością reagowania na bieżące potrzeby.
TECHNOLOGIA I PERSONALIZACJA
Czy możliwa jest obsługa innych kanałów komunikacji, takich jak Facebook Messenger?
Tak, poza czatem na stronie oferujemy również obsługę wybranych kanałów komunikacji, takich jak Facebook Messenger, WhatsApp, Apple Business Chat czy SMS. Zakres integracji i sposób ich wdrożenia ustalimy indywidualnie – tak, by najlepiej dopasować się do Twoich potrzeb i preferencji klientów.
Czy wykorzystujecie technologie sztucznej inteligencji (AI) w ramach obsługi czatu?
Nie – w rozmowach prowadzonych z klientami nie korzystamy z chatbotów ani narzędzi opartych na sztucznej inteligencji.
Wierzymy, że w komunikacji nastawionej na cele sprzedażowe kluczowa jest empatia, wyczucie i proaktywność ludzkiego Doradcy Klienta. Właśnie dlatego każda rozmowa prowadzona jest przez realną osobę. Jednocześnie wykorzystujemy wybrane rozwiązania AI wewnętrznie – np. do analizy jakościowej i ilościowej rozmów, przygotowywania streszczeń leadów czy wspierania Doradców w dostępie do informacji. System działa w pełni zamkniętym i bezpiecznym środowisku – sztuczna inteligencja nie ma dostępu do żadnych danych osobowych, są one w pełni anonimizowane.
Technologia wspiera nas tam, gdzie może zwiększyć skuteczność – ale nigdy nie zastępuje człowieka w bezpośrednim kontakcie z klientem.
Skąd Doradcy Klienta .BespokeChat mają bieżące informacje o mojej firmie i sposobie komunikacji z klientem? Skąd będą wiedzieć, jak odpowiadać klientom mojej firmy?
Wiedza Doradców Klienta opiera się na informacjach z Twojej strony internetowej i przekazanych podczas wdrożenia – to wtedy wspólnie ustalamy kluczowe treści, styl komunikacji i najczęstsze pytania klientów. Konsultanci korzystają również z Twojej strony internetowej, profili w mediach społecznościowych oraz materiałów udostępnionych przez Ciebie Opiekunowi. Jeśli pojawi się potrzeba aktualizacji, Opiekun skontaktuje się z Tobą, by uzupełnić lub doprecyzować informacje – tak, by komunikacja zawsze była spójna z Twoją marką i aktualną ofertą.
Czy widget czata działa również na urządzeniach mobilnych?
Tak, LiveChat to sprawdzone narzędzie, które działa płynnie zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych. Bez względu na to, z jakiego sprzętu korzysta użytkownik, czat pozostaje dostępny, czytelny i gotowy do rozmowy!
Jakie są wymagania techniczne, aby czat funkcjonował prawidłowo na stronie?
Wdrożenie czatu sprowadza się do dodania krótkiego skryptu do kodu strony – to rozwiązanie lekkie, bezpieczne i kompatybilne z każdą witryną. Najczęściej wystarczy wkleić go w sekcję <head> lub skorzystać z Google Tag Managera. Dla WordPressa dostępna jest również dedykowana wtyczka, która upraszcza cały proces. Całość opisana jest w udostępnionej Ci przez nas instrukcji wdrożeniowej, a w razie potrzeby zawsze służymy wsparciem technicznym.
Jakie są wymagania techniczne, aby czat funkcjonował prawidłowo na stronie?
Nie, skrypt czatu jest lekki i zoptymalizowany pod kątem wydajności. Działa w tle, nie wpływając w żaden sposób na szybkość ładowania strony ani komfort użytkownika. To rozwiązanie sprawdzone na setkach witryn – bezpieczne, stabilne i zgodne z dobrymi praktykami webowymi.
Czy mogę zdefiniować własne powitania lub komunikaty w oknie czatu?
Bierzemy na siebie odpowiedzialność za konfigurację tak, by była zgodna z najlepszymi praktykami i wspierała skuteczność rozmów. Na bazie ponad 1 500 000 przeprowadzonych czatów wypracowaliśmy sprawdzone rozwiązania, które zwiększają szansę na rozpoczęcie rozmowy i pozyskanie wartościowego leada sprzedażowego. Regularnie analizujemy wdrożone konfiguracje, prowadzimy testy A/B i wprowadzamy optymalizacje – tak, by zaproszenia były nie tylko zgodne z Twoją marką, ale też naprawdę skuteczne.
Kim są Doradcy Klienta? Czy mogę poznać osoby, które będą reprezentować moją markę poprzez czat?
Doradcy Klienta to starannie dobrany zespół konsultantów, którzy przechodzą wieloetapową rekrutację oraz kilkutygodniowe szkolenie wdrożeniowe. Wymagamy od nich nie tylko sprawności językowej i szybkiego pisania, ale też umiejętności pracy z wiedzą, wyciągania trafnych wniosków i prowadzenia rozmów zgodnych z celami biznesowymi naszych partnerów. Choć bezpośredni kontakt z konkretnymi Doradcami nie jest możliwy, w każdej chwili możesz zapoznać się z ich listą na platformie w Twoim Panelu .BespokeChat. Cała komunikacja prowadzona między Tobą a Opiekunem jest dla nich widoczna – dzięki temu zespół może szybko dostosować się do Twoich sugestii i prowadzić rozmowy w sposób spójny z Twoją marką.
Jaką mam gwarancję osiąganych przez zespół wyników?
Wszystkie działania zespołu Doradców Klienta są w pełni monitorowane i dostępne w Panelu .BespokeChat, możesz na bieżąco śledzić rozmowy, statystyki i nasze efekty pracy. Zespół tworzą przeszkoleni konsultanci z doświadczeniem w obsłudze firm z Twojej branży, a ich pracę codziennie nadzoruje dział jakości, wskazując ewentualne obszary do poprawy. Doradcy działają w oparciu o „Ramę Rozmowy” i „Standardy Obsługi” – nasze wewnętrzne zasady, które zapewniają spójność, przewidywalność i skuteczność komunikacji. Dzięki temu masz pewność, że Twoją markę reprezentują osoby przygotowane i działające według sprawdzonych na przestrzeni lat standardów.
Czy są pytania, na które nie udzielacie odpowiedzi klientom?
Zespół Doradców Klienta dysponuje wiedzą pozwalającą na swobodne prowadzenie rozmowy i udzielanie odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące Twojej oferty.
Naszym celem nie jest jednak wyczerpanie wszystkich możliwych tematów, lecz rozwianie wstępnych wątpliwości i stworzenie przestrzeni do kontaktu – tak, by w odpowiednim momencie zaprosić klienta do dalszej rozmowy i przekazać Ci gotowy lead sprzedażowy. Zbyt szczegółowe odpowiedzi mogą sprawić, że klient uzna kontakt za zakończony. Właśnie dlatego stawiamy na równowagę między informacją a zachętą do dalszej rozmowy. W razie potrzeby możesz przekazać dodatkowe wskazówki, które pomogą nam lepiej wyczuć granicę między informacją a inicjacją kontaktu.
O FIRMIE
Gdzie znajduje się Wasze biuro? Czy wszyscy Doradcy Klienta pracują w nim stacjonarnie?
Od samego początku naszej działalności w 2015 roku .BespokeChat działa w pełni zdalnie – nie posiadamy stacjonarnego biura, a cała komunikacja i wszystkie procesy realizowane są w pełni online. W ten sposób pracuje zarówno kadra zarządzająca, jak i zespół Doradców Klienta. Model zdalny pozwala nam rekrutować najlepszych specjalistów niezależnie od miejsca zamieszkania, sprawnie organizować pracę i oferować konkurencyjne ceny usług. Lata doświadczeń pokazują, że dobrze zaprojektowana praca zdalna jest równie skuteczna, jak tradycyjny model – przy zachowaniu pełnej jakości i dostępności.
Co to znaczy proaktywna obsługa czata?
Proaktywna obsługa czata to inicjatywne podejście do kontaktu z klientem. Nasi Doradcy Klienta nie czekają, aż rozmowa zostanie rozpoczęta, lecz proponują pomoc w odpowiednim momencie, analizując zachowanie użytkownika na stronie. W trakcie rozmowy Doradca prowadzi ją świadomie – proponuje rozwiązania, wyprzedza pytania i dba o płynność komunikacji. Dzięki temu klient otrzymuje wsparcie, zanim sam zgłosi jakiekolwiek trudności. Przekłada się to na pozytywne doświadczenie i większą skłonność do pozostawienia danych kontaktowych. Zespół Doradców skupia się wyłącznie na rozmowach na czacie – nie dzieli uwagi z innymi kanałami (jak obsługa telefonu, czy klienta w recepcji), co pozwala na pełne zaangażowanie i realnie wpływa na wyższą konwersję.
Czy otrzymuję dedykowanych Doradców Klienta, którzy pracują włącznie na mojej stronie?
Nie – .BespokeChat działa w modelu współdzielonego zespołu Doradców Klienta. Oznacza to, że konsultanci obsługują kilka stron jednocześnie, rozkładając swoje zaangażowanie w sposób umożliwiający płynną i skuteczną pracę. Dzięki temu mogą prowadzić kilka rozmów naraz, co pozwala lepiej wykorzystać ich czas i obniżyć koszt obsługi – bez wpływu na jakość rozmów. To sprawdzony model, który pozwala nam oferować konkurencyjne ceny i jednocześnie utrzymać wysoki poziom komunikacji.
Czy Doradcy Klienta kierują się określonymi zasadami obsługując czat?
Tak, nasz zespół Doradców Klienta pracuje w oparciu o jasno określone zasady, które pomagają prowadzić rozmowy w sposób spójny, skuteczny i dopasowany do potrzeb Twoich klientów. Najważniejsze z nich to „Rama Rozmowy” – czyli struktura, która pomaga zadbać o komfort klienta i jego potrzeby oraz przygotować grunt pod lead sprzedażowy. Drugim filarem są „Standardy Obsługi” – zestaw praktycznych wskazówek i przykładów, które definiują styl komunikacji i cele każdej prowadzonej rozmowy. Nad jakością czatów czuwa dedykowany zespół, który codziennie analizuje każdą przeprowadzoną rozmowę – tak, by utrzymać wysoki poziom i szybko reagować na ewentualne potrzeby zmian.
Jaka jest rola Działu Jakości?
Dział Jakości na bieżąco monitoruje wszystkie rozmowy. Zarówno w trakcie ich trwania, jak i po zakończeniu – by zapewnić, że czaty prowadzone są zgodnie z przyjętymi standardami. Doradcy Klienta otrzymują regularny feedback, który pomaga im rozwijać umiejętności, zwiększać skuteczność i szybko eliminować ewentualne błędy. Oprócz codziennej analizy wszystkich czatów zespół przechodzi również rozmowy testowe i quizy wiedzowe oparte na przekazanych nam przez Ciebie informacjach. Dzięki temu jakość naszej obsługi nie tylko pozostaje wysoka, ale też stale się poprawia.